구에 따르면, 스마트회의 시스템은 태블릿 PC를 활용한 회의를 진행함으로써 종이문서 중심의 행정에서 탈피해 정보화 시대에 걸맞는 스마트 행정의 기틀을 마련하고 회의의 효율성을 향상시키고자 추진됐다.
스마트회의는 간부회의와 조례규칙심의회, 확대간부회의 등에 적용되며, 지금까지 종이문서를 출력해 진행하던 회의방식과는 달리 회의자료뿐 아니라 다양한 참고자료 등의 자료를 태블릿 PC에 저장해 열람하고 스마트펜을 이용해 필기한다.
특히, 회의때마다 많은 양의 회의서류를 출력해 견출지를 붙이고 메모를 위한 수첩을 별도로 준비하는 등 비효율적인 회의 준비로 낭비되던 시간적, 경제적 손해를 이번 스마트회의 시스템으로 모두 해결할 수 있게 됐다.
구 관계자는 “스마트 회의는 급속도로 발전하고 있는 정보화 환경에서 더 이상 종이문서에만 의존하면 많은 정보와 빠른 실행을 요하는 행정수요에 대처하기 어렵다”며, “스마트 회의 시스템은 정보화시대에 걸맞는 행정구현으로 주민의 행정 만족도를 높이는 계기가 될 것으로 기대된다”고 말했다.
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